Reglement

Hieronder vind je het reglement ter ondersteuning van het klimaatactieplan "Samen voor #182030".

Gemeenteraadsbeslissing: 26 januari 2023

Artikel 1 - Kader

In het kader van haar klimaatbeleid stelt de gemeente Steenokkerzeel middelen ter beschikking voor de realisatie, op haar grondgebied, van lokale burgerinitiatieven die een gunstige effecten hebben op het klimaat en het leefmilieu.
De gemeente legt jaarlijks of voor elke nieuwe oproep een in het kader van deze projectoproep beschikbaar budget vast.

Artikel 2 - Doelstellingen

De gemeente Steenokkerzeel werkt momenteel aan een klimaatplan dat haar in staat moet stellen om 40% minder CO2 uit te stoten tegen 2030 ten opzichte van 2011, en de gemeente veerkrachtiger te maken tegen de gevolgen van de klimaatopwarming die we nu al voelen, namelijk hitte, droogte en wateroverlast. Zij wenst bij dit klimaatactieplan ook haar inwoners, bedrijven, verenigingen en organisaties in de kernen Steenokkerzeel, Melsbroek en Perk te betrekken.

Ter ondersteuning van deze doelstellingen stelt de gemeente Steenokkerzeel 3 pijlers ter beschikking:

Communicatie via gemeentelijke kanalen
Materiaal
Subsidie

Deze middelen kunnen cumulatief toegekend worden. De middelen dienen om burgerinitiatieven ten gunste van een meer duurzame manier van leven en een ontwikkeling ten gunste van het klimaat en een gezond ecosysteem aan te moedigen. Het milieueffect van deze projecten zal in aanmerking worden genomen in het klimaatplan van de gemeente via de evaluatie van projecten.

Globaal beoogt de gemeente met deze projectoproep projecten te ondersteunen die het draagvlak van het klimaatactieplan verbreden, met toegankelijke, realistische en haalbare maar evenzeer ambitieuze initiatieven, met aandacht voor inclusie en met een impact in de brede gemeenschap. Elk van de projecten apart, maar zeker het geheel van de projecten, kunnen daartoe bijdragen.

De gemeente wil met deze oproep het ‘goede huisvader-/moederschap’ van haar inwoners aanspreken. Door spaarzaam en zuinig om te gaan met grondstoffen en materialen komen we al ver. Daarnaast wil de gemeente de ondernemingszin, creativiteit en zin voor duurzame innovatie aanwakkeren.

Artikel 3 - Wie kan deelnemen

De indiener moet zijn/haar domicilie in Steenokkerzeel hebben of actief zijn in een bedrijf, organisatie of vereniging in de gemeente.

De indiener moet vertegenwoordigd worden door een fysiek persoon die ouder is dan 18 jaar.

De doelgroep van deze projectoproep bestaat uit inwoners, bedrijven, verenigingen, scholen en organisaties. Dit omvat eveneens:

vzw’s
burgercollectief verenigd in een feitelijke vereniging
coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (CVBA)
bvba, NV

Lokale autoriteiten kunnen zelf geen projecten voorstellen, maar wel partner zijn in een project. Instellingen die gedeeltelijk door de overheid worden gefinancierd kunnen dit wel.

Onder burgerinitiatieven worden die initiatieven of vrijwilligersorganisaties begrepen die in Steenokkerzeel gevestigd zijn en die zich inzetten voor de doelstellingen en thema’s in artikel 3 en 4.

Volgende activiteiten komen niet in aanmerking voor betoelaging via onderhavig toelagereglement: buurtfeesten (hier bestaat al subsidie gemeenschapsvorming voor), reguliere activiteiten van bestaande verenigingen, acties met een uitgesproken religieus of politiek karakter, zuiver commerciële acties, privé-activiteiten die niet openstaan voor alle betrokken inwoners.

Artikel 4 - Thema's

De projecten moeten een positief effect hebben op de ecologische transitie, het klimaat en de gemeenschap. Volgende thema’s zijn daarbij richtinggevend, maar niet uitsluitend:

(Lokale) voeding: elk project in verband met de verantwoorde en duurzame productie, verwerking en consumptie van voedsel in de gemeente of de bevordering van plaatselijke, seizoensgebonden voeding met inachtneming van milieu-, sociale en ethische criteria.
Vergroening: elk project dat gericht is op de instandhouding of de ontwikkeling van de natuur en de biodiversiteit in de gemeente. Elk project dat zorgt dat we beter voorbereid zijn op zomerhitte en overvloedige regen.
Water(-recuperatie): elk project dat het duurzaam en geïntegreerd beheer van de watervoorraden en watermilieus (regenwater, oppervlaktewater, grondwater, leidingwater, enz.) beoogt.
Afval: elk project dat gericht is op afval verminderen, hergebruiken, recycleren of er grondstoffen uit terug te winnen.
Deelinitiatieven: projecten die gericht zijn op het optimaal benutten van vervoermiddelen, gereedschappen en andere gebruiksvoorwerpen via deelsystemen.
Anders samenleven & ontmoeten: elk project in verband met ecologische bewustmaking en met de duurzame sociale transitie van menselijke interactie in wijken, verenigingen, deelgemeenten enz.
Energie: elk project dat de impact van energiegebruik op het klimaat en het milieu vermindert, door voorrang te geven aan duurzame energievormen, het energieverbruik te verminderen, te optimaliseren enz.

Artikel 5 -Indieningsperiode en procedure van de projectoproep

De projectoproep loopt vanaf de aankondiging gedurende een periode van 3 maanden. Projecten van aanvragers kunnen op elk moment in deze periode worden ingediend. Projecten die na deze periode van 3 maanden worden ingediend, worden niet in aanmerking genomen.

Na afloop van de oproepfase worden de ingediende projecten geëvalueerd door een jury, samengesteld uit enerzijds bevoegde ambtenaren en schepenen van de gemeente en anderzijds externe experten, een afvaardiging van Paradise City en een afvaardiging uit de oppositie van de gemeenteraad.

De termijn van evaluatie en bekendmaking van de selectie worden gecommuniceerd op het moment van de aankondiging van de projectoproep. De selectie wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke kanalen en per mail aan de kandidaten.

De aanvraag wordt ingediend via het platform http://denkmee.steenokkerzeel.be/klimaat. Het aanvraagformulier moet volledig en correct worden ingevuld.

Op basis van de verder opgesomde criteria opgesomd maakt de jury een klassement en voorstel van budgetverdeling van de ingediende dossiers. Het College van Burgemeester en Schepenen van Steenokkerzeel valideert deze selectie en beslist welke steun en welke bedragen aan de projecten toegekend wordt. De indieners van de geselecteerde projecten worden na de definitieve beslissing per mail op de hoogte gesteld.

Artikel 6 – Beoordeling van de ontvankelijkheid van de projecten

Op basis van de ingediende aanvraagdossiers beoordeelt de bevoegde dienst in een eerste fase de ontvankelijkheid van de ingediende projecten.

De voorwaarden voor de ontvankelijkheid zijn:

Het projectdossier moet ingediend zijn binnen de opgelegde termijn die vermeld wordt in de projectoproep.
Dossiers die onvolledig zijn of fouten bevatten worden niet in aanmerking genomen.
De indiener moet zijn/haar domicilie in Steenokkerzeel hebben of actief zijn in een bedrijf, organisatie of vereniging in de gemeente.
Het project moet voornamelijk of geheel op het grondgebied van Steenokkerzeel gerealiseerd worden.
De indiener moet vertegenwoordigd worden door een fysiek persoon die ouder is dan 18 jaar.
Het projectdossier wordt uitsluitend opgesteld in het Nederlands.

Indien aan een of meerdere van deze voorwaarden niet voldaan is, wordt het dossier geweigerd en zal niet door de jury geëvalueerd worden.

Indien een dossier onvolledig is maar op tijd werd ingediend, kan de bevoegde dienst de betrokken indiener op de hoogte stellen en voorstellen om een aangepast dossier in te dienen voor de lopende of de volgende ronde, dat conform is met het huidige reglement.

Artikel 7 – Beoordeling van de projecten door een jury

Na het beoordelen van de ontvankelijkheid van de ingediende projecten, worden de weerhouden dossiers beoordeeld door een jury. De beoordeling gebeurt op basis van de volgende criteria.

Elk criterium kreeg een wegingscoëfficiënt op 100, met een onderlat (minimumscore). Het projectvoorstel moet in totaal minstens 60% scoren om geslaagd te zijn.

Positief effect op de ecologische transitie en het klimaat en affiniteit met de thema's zoals opgenomen onder artikel 4 (50/100 - minimumscore 35)

In welke mate draagt het project bij tot de vermindering van de uitstoot van broeikasgassen, tot de bescherming van natuur en groen, stimulatie van de biodiversiteit, recuperatie en zuivering van water, minder afval, lokaal produceren en consumeren van gezonde, duurzame en gezonde voeding, delen ipv bezitten, … De mate waarin het project past binnen een of meerdere van de voorgestelde thema’s onder artikel 4, zijnde voeding, vergroening, water, afval, deelinitiatieven, anders samenleven & ontmoeten en energie. De thema’s spelen ook overkoepelend mee, in die zin dat bij de selectie van projecten een spreiding over meerdere thema’s wordt nagestreefd. Let wel: het niet passen binnen een van deze thema's is geen uitsluitingscriterium.

Sociale impact (20/100 - minimumscore 10)

Naast de positieve impact op de omgeving, is het sociale aspect ook van belang. Brengt het mensen samen, stimuleert het de sociale cohesie in buurten, in de gemeente? Er wordt ook gekeken naar de inspanningen die geleverd worden om mensen in kwetsbare en/of kansarme situaties te bereiken en te laten participeren en naar de brede toegankelijkheid van de voorgestelde projecten. Sociale inclusie en verbinding zijn aldus belangrijke elementen die meespelen in de selectie.

Participatie en partnerschap (10/100 - minimumscore 5)

Wordt het project uitgevoerd in partnerschap met andere organisaties en/of bedrijven? Is een collectieve dimensie, participatief bestuur en/of co-creatie aanwezig?

Haalbaarheid, vervolg en autonomie van het project (10/100 - minimumscore 5)

Zijn de gestelde doelen voldoende haalbaar en concreet? Is er een mogelijk en haalbaar vervolg na de subsidieperiode? Welke middelen (financieel, materieel, menselijk) zijn er om het project tot een goed einde te brengen, ook op termijn? Is er een duidelijke planning op korte, middellange en lange termijn?

Vernieuwend en origineel (10/100 - geen minimumscore)

Is het een origineel en vernieuwend project (wat betreft het thema, het beoogde doelpubliek, de geleverde dienst, het soort partnerschap, ...)? Is het een project met een voorbeeldfunctie, is het inspirerend, herhaalbaar, repliceerbaar?

Alle projecten moeten worden uitgevoerd op het grondgebied van de gemeente Steenokkerzeel (inclusief Melsbroek en Perk). Hiervan kan afgeweken worden als het project een grotere actieradius vraagt. Dan dient de focus van het project zich in de gemeente Steenokkerzeel te bevinden.

Tijdens de evaluatie van het dossier door de jury verbindt de Deelnemer zich ertoe beschikbaar te zijn om eventuele vragen te beantwoorden of bijkomende informatie aan te leveren.

De beoordeling of het aanvraagdossier voldoet aan de criteria komt toe aan de jury, niet aan de indiener.

De gemeente behoudt zich het recht voor om op locatie de inhoud van de projectaanvraag, het nut en de haalbaarheid ervan te onderzoeken. Dit gebeurt door iemand die aangesteld is door de gemeente en over de nodige kennis en bevoegdheden beschikt, en in samenspraak met de indiener. Op basis van dit locatiebezoek wordt een verslag opgemaakt dat overhandigd wordt aan de jury.

De indieners van de geselecteerde projecten verbinden zich ertoe hun project binnen 1 jaar na het ondertekenen van de overeenkomst op te starten.

Artikel 8 – Samenstelling van de jury

Per oproepronde wordt een jury samengesteld door het college. De jury bestaat uit enerzijds bevoegde ambtenaren en schepenen van de gemeente en anderzijds externe experten, een afvaardiging van Paradise City en een afvaardiging uit de oppositie van de gemeenteraad.

Artikel 9 - Voorstel van de jury en beslissing

Artikel 10 - Beschikbaar stellen van subsidies

Het totale beschikbare subsidiebedrag voor alle projecten wordt door de gemeente jaarlijks of voor elke nieuwe oproep, vastgelegd. De gemeente behoudt zich het recht om dit bedrag niet volledig toe te wijzen.

Per project kan een bedrag van maximaal 2000 euro toegekend worden. Projecten die dit bedrag overschrijden dienen aan te tonen op welke aanvullende financiering zij beroep kunnen doen.

De toegekende subsidie kan afwijken van het gevraagde bedrag.

De gemeente schrijft de toegekende fondsen over op de rekening op naam van de verantwoordelijke aanvrager die in het kandidaatsdossier vermeld staat.
De betaling zal in 2 schijven uitgevoerd worden:

70% bij de ondertekening van de subsidie overeenkomst
30% op het einde van het project, na de validering van een finaal activiteiten- en financieel verslag.

Het totaal beschikbare subsidiebedrag voor alle projecten wordt verdeeld als volgt: projecten die, op basis van de beoordeling zoals vastgelegd in artikel 7, de onderlat van 60% halen (en dus geslaagd zijn), krijgen o.b.v. het gekregen aantal punten een bepaalde volgorde. Het project met het meeste punten krijgt als eerste het gevraagde bedrag (max. 2.000 euro), gevolgd door de andere projecten, in volgorde van aantal verkregen punten. Projecten die ook voldoende punten behaalden, maar niet meer in aanmerking komen voor subsidie omdat het totale beschikbare bedrag reeds toegewezen werd aan andere projecten die hoger in de volgorde stonden (hogere score) , krijgen voorrang bij de volgende projectoproep en staan dan bovenaan de lijst bij het ‘uitdelen’ van de subsidies van die projectoproep.

Artikel 11 – 1820-fonds

Naast de gemeentelijke subsidies, zal er ook 1 project gekozen worden dat subsidies zal ontvangen uit het 1820-fonds. Het 1820-fonds is een samenwerking tussen de gemeente Steenokkerzeel en het festival Paradise City, dat jaarlijks op het kasteeldomein in de deelgemeente Perk wordt georganiseerd.

Hiermee wil Paradise City zijn visie verder uitdragen, namelijk maatschappelijk verantwoord ondernemen en een hechte band uitbouwen en onderhouden met de lokale gemeenschap en de buren van het festival.

Het fonds blijft onder de identiteit van Paradise City en wordt gevuld door een bijdrage per ticket dat de organisatie van het festival in het fonds stort.

Concreet: 0.25 euro per ticket tot 25.000 tickets, 1.5 euro per ticket vanaf 25.000 tickets inclusief bezoekers van een eventueel te organiseren bedrijfsevent op de site van Paradise City.

De uitbetaling van de subsidies vanuit het 1820-fonds zal dus ook door Paradise City gebeuren.

Het bedrag van de subsidie zal afhankelijk zijn het beschikbare bedrag in het 1820-fonds, gecombineerd met de gevraagde subsidie door het gekozen project. Het is geen verplichting om het totale bedrag uit het 1820-fonds aan 1 project toe te wijzen.

Eventuele reserves worden meegenomen naar een volgende toewijzing.

Vanuit het 1820-fonds zal er per jaar 1 project worden ondersteund. Paradise City heeft het recht om – in samenspraak met de projecteigenaars – dit project te gebruiken in zijn communicatie, steeds in samenspraak met de gemeente Steenokkerzeel.

Om dit project te selecteren, zal Paradise City ook 1 persoon afvaardigen in de jury die over de selectie van de projecten zal beslissen.

Artikel 12 - Het stopzetten van de activiteiten, wijziging van het statutair doel of van het project van de indiener.

Indien het project waarvoor de indiener subsidies ontvangen heeft van de gemeente tijdens de uitvoeringsperiode wordt stopgezet of indien de oorspronkelijk gedefinieerde en gevalideerde doelstelling van het project wordt gewijzigd, dan kan de gemeente een volledige of gedeeltelijke terugbetaling van de toegekende subsidies eisen. De indiener verbindt er zich toe het gevraagde bedrag aan de gemeente terug te betalen en dit binnen maximum twee maanden na de vraag van de gemeente.

Artikel 13 – Communicatie

Elke indiener die door de gemeente ondersteund wordt, aanvaardt dat zijn naam en logo (indien van toepassing) door de organisatoren gebruikt wordt in hun communicatie (website, persberichten, nieuwsbrieven...).

De gemeente behoudt zich het recht om via haar communicatiekanalen te communiceren over de geselecteerde projecten.

De indiener verbindt zich ertoe de steun van de gemeente en het logo van ‘Samen voor #182030’ te vermelden in haar communicatie en PR-activiteiten.

Alle communicatie omtrent het 1820-fonds (zie artikel 11) moet in samenspraak tussen de gemeente en Paradise city gebeuren.

Op basis van de wet van 8 december 1992 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer geniet de indiener het recht op consultatie, correctie en schrappen van zijn gegevens.

De communicatie rond de geselecteerde projecten naar de inwoners van 1820 gebeurt eentalig in het Nederlands.

Artikel 14 – Controle op het verloop van het project en het gebruik van de subsidies

Het project dient concreet van start te gaan binnen het jaar na toewijzing na bekendmaking van de subsidies en heeft een totale duurtijd van maximaal twee jaar. Na deze termijn en na positieve evaluatie kan desgevallend eenmalig een bijkomende subsidie aangevraagd worden. Na deze termijn wordt de resterende schijf van 30% (zie artikel 10) uitbetaald.

De gemeente kan een tussentijds rapport opvragen vanaf 1 jaar na de ondertekening van de samenwerkingsovereenkomst. Tijdens de duurtijd van deze overeenkomst kan de gemeente de indieners vragen stellen over de voortgang van het ondersteunde project en over het gebruik van de toegekende fondsen. De indiener verbindt zich ertoe op deze vragen te antwoorden en dit binnen de kortst mogelijke termijn. De gemeente kan de voortgang van het project ook ter plaatse controleren.

De indiener verbindt zich ertoe de dienst Klimaat en Duurzaamheid van de gemeente een rapport over de uitvoering van het project te bezorgen uiterlijk een maand nadat het project het succesvol afgerond is, of na maximaal 2 jaar. Dit rapport bevat de volgende elementen:

Verslag van het verloop van het project, de activiteiten en resultaten, het aantal en de aard van de deelnemers.
Een omschrijving van de impact op klimaat en milieu (indien mogelijk gestaafd met cijfers)
Voorbeelden van gebruikte communicatie en ev persartikels
Minstens één digitale foto van het project, die mag gepubliceerd worden via gemeentelijke kanalen.
Financiële bijlage met bewijsstukken.

Na het verstrekken van deze documenten wordt het resterende subsidiebedrag uitbetaald op het rekeningnummer doorgegeven via het aanvraagformulier.

Het niet, of niet tijdig doorgeven van gevraagde informatie kan leiden tot het niet uitbetalen van de resterende som of terugvordering van het reeds betaalde bedrag en tot uitsluiting van subsidie voor een volgend evenement.

Artikel 15 – Informatie

Elke wijziging van het project ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag wat betreft de doelstellingen, de samenstelling van het projectteam of het statuut van de indiener dient gemeld te worden aan de dienst klimaat en duurzaamheid van de gemeente Steenokkerzeel. Deze wijziging kan, indien de gemeente oordeelt dat ze een fundamentele afwijking ten opzichte van het oorspronkelijke projectvoorstel met zich meebrengt, een onmiddellijke stopzetting van de toegewezen subsidies tot gevolg hebben. De gemeente kan zich anderzijds, door bevestiging per gewone mail, akkoord verklaren.

Artikel 16 – Aanvaarding van het reglement

Het indienen van een dossier veronderstelt de integrale aanvaarding van het huidig reglement door de indiener en door elke lid van het team en/of door de meewerkende organisaties, verenigingen, bedrijven.

Artikel 17 – Verantwoordelijkheid

In geval van wijziging, vertraging of annulering van de projectoproepen, om welke reden dan ook, wijst de gemeente elke verantwoordelijkheid af. Wijzigingen, vertragingen of annuleringen geven in geen enkele situatie recht op schadevergoeding of interesten.

Artikel 18 - Geschillen

In geval van geschillen tussen de betrokken partijen met betrekking tot de rechtsgeldigheid, de interpretatie of de toepassing van het huidige reglement, komen de partijen eerst samen om het conflict in der minne te regelen vooraleer juridische actie te ondernemen. Indien deze onderhandelingen mislukken worden de geschillen die voortvloeien uit het huidige reglement voorgelegd aan de rechtbank van het Brussels gerechtelijke arrondissement.

Dien een project in